Doanh nghiệp muốn đặt văn phòng trong Công viên phần mềm Quang Trung thường đi qua năm bước: liên hệ đơn vị vận hành để biết diện tích còn trống và điều kiện ngành nghề, khảo sát toà nhà, thương lượng điều khoản, ký hợp đồng thuê, rồi đăng ký địa chỉ mới với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Ưu đãi của khu công nghệ thông tin tập trung không đến tự động khi thuê chỗ; doanh nghiệp phải đáp ứng tiêu chí và làm thủ tục riêng.
Bài viết theo nguyên lý, không nêu giá thuê, phí dịch vụ hay mức ưu đãi thuế, vì các con số này do đơn vị vận hành và văn bản hiện hành quy định, thay đổi theo thời gian. Mục đích là giúp chủ doanh nghiệp, kế toán, người phụ trách hành chính biết cần hỏi gì, chuẩn bị gì và tránh những điều khoản dễ gây thiệt.
Ai thường thuê văn phòng trong công viên
Đơn vị vận hành ưu tiên doanh nghiệp đúng định hướng của khu công nghệ thông tin. Những đối tượng hay gặp:
- Công ty phần mềm, gia công phần mềm, kiểm thử, thiết kế hệ thống, dịch vụ đám mây.
- Công ty dịch vụ công nghệ thông tin: dữ liệu, tổng đài, chăm sóc khách hàng thuê ngoài, xử lý nghiệp vụ cho khách nước ngoài.
- Chi nhánh, văn phòng phát triển của doanh nghiệp công nghệ có vốn nước ngoài.
- Đơn vị đào tạo công nghệ thông tin, ngoại ngữ cho ngành phần mềm.
- Nhóm khởi nghiệp công nghệ, thường bắt đầu từ chỗ ngồi nhỏ trong không gian chung hoặc chương trình ươm tạo.
- Doanh nghiệp dịch vụ phục vụ các công ty trong khu: kế toán, tuyển dụng, ăn uống, ngân hàng — theo quy hoạch khu dịch vụ.
Doanh nghiệp không thuộc ngành công nghệ thông tin vẫn có thể hỏi thuê ở khu dịch vụ, nhưng không nên kỳ vọng vào ưu đãi của khu công nghệ thông tin tập trung. Ngành nghề đăng ký kinh doanh và hoạt động thật là thứ quyết định, không phải tên công ty.
Các bước từ khảo sát tới dọn vào
Thứ tự dưới đây là khung chung; đơn vị vận hành có thể yêu cầu thêm giấy tờ tuỳ trường hợp.
- Xác định nhu cầu. Số chỗ ngồi hiện tại và dự kiến một hai năm tới, cần phòng họp, phòng máy riêng hay không, yêu cầu bảo mật của khách hàng (phòng dự án tách biệt, kiểm soát ra vào), số giờ hoạt động mỗi ngày.
- Liên hệ đơn vị vận hành. Hỏi diện tích trống, toà nào, tầng nào, điều kiện ngành nghề, hồ sơ cần nộp, thời hạn thuê tối thiểu, các loại phí ngoài tiền thuê.
- Khảo sát thực địa. Đi xem vào giờ làm việc và cả giờ tan ca để thấy cảnh gửi xe, thang máy, căng tin lúc đông. Hỏi về điện dự phòng, đường truyền, điều hoà ngoài giờ, phòng cháy chữa cháy của toà.
- Nhận và đọc dự thảo hợp đồng. Đưa cho kế toán và, nếu cần, luật sư đọc trước khi ký. Phần sau của bài liệt kê các điều khoản cần soi.
- Ký hợp đồng, đặt cọc, nhận bàn giao. Lập biên bản bàn giao có ảnh chụp hiện trạng sàn, thiết bị, chìa khoá, thẻ; đây là căn cứ khi trả mặt bằng sau này.
- Cải tạo nội thất. Nộp phương án cải tạo cho toà nhà duyệt nếu quy định yêu cầu; nhà thầu phải tuân thủ giờ thi công, an toàn, phòng cháy.
- Cập nhật địa chỉ với cơ quan nhà nước. Thay đổi địa chỉ trụ sở hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh, chi nhánh theo quy định; địa chỉ mới ghi phường Trung Mỹ Tây, TP Hồ Chí Minh. Thông báo cho cơ quan thuế, ngân hàng, khách hàng, đối tác.
Bước cuối hay bị làm muộn. Hoá đơn, hợp đồng ký với khách sau ngày chuyển mà vẫn ghi địa chỉ cũ có thể gây rắc rối khi đối chiếu; nên lên lịch thay đổi địa chỉ ngay khi chốt ngày dọn vào.
Danh sách kiểm tra khi đi khảo sát toà nhà
Buổi khảo sát thường ngắn và người dẫn chỉ cho xem chỗ đẹp. Mang theo danh sách này để hỏi đủ, ghi câu trả lời và chụp ảnh hiện trạng:
- Điện: công suất cấp cho sàn, máy phát dự phòng phủ những thiết bị nào, thời gian chuyển sang nguồn dự phòng, lịch bảo trì định kỳ có báo trước không.
- Đường truyền: những nhà cung cấp nào đã kéo cáp vào toà, có cho kéo thêm đường của nhà cung cấp khác không, đường dây đi qua đâu, ai giữ chìa khoá phòng kỹ thuật.
- Điều hoà: giờ chạy trong ngày, cách đăng ký chạy ngoài giờ, phòng máy có được lắp điều hoà riêng chạy liên tục không.
- Phòng cháy chữa cháy: hồ sơ nghiệm thu phòng cháy của toà, đầu báo, vòi phun, lối thoát hiểm của tầng; nếu cải tạo vách ngăn có phải điều chỉnh hệ thống không.
- Ra vào và an ninh: thẻ ra vào, camera hành lang, quy định khách đến, giờ đóng cửa toà, quy trình mang thiết bị ra khỏi toà.
- Gửi xe: số chỗ dành cho nhân viên công ty, vé tháng, giờ đóng bãi, chỗ cho ô tô của khách.
- Tiện ích chung: thang máy giờ cao điểm, phòng vệ sinh, phòng họp chung đặt theo giờ, căng tin gần nhất.
Nên đi khảo sát hai lần: một lần giờ hành chính để xem không gian, một lần đúng giờ tan ca để thấy thang máy, bãi xe, cổng ra lúc đông nhất. Nhân viên của bạn sẽ sống với cảnh lúc đông chứ không phải lúc vắng, và đó cũng là chỗ khiến nhiều người phàn nàn nhất sau khi chuyển văn phòng.
Ưu đãi khu công nghệ thông tin tập trung: hiểu đúng trước khi tính vào kế hoạch
Nhà nước có chính sách ưu đãi riêng cho doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghệ thông tin tập trung và cho doanh nghiệp phần mềm nói chung. Các ưu đãi này có thể liên quan tới thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền thuê đất, thủ tục, tuỳ loại hoạt động và văn bản áp dụng ở từng thời kỳ. Một số ưu đãi gắn với ngành nghề (sản xuất phần mềm) chứ không gắn với địa điểm, nghĩa là doanh nghiệp phần mềm ở ngoài khu cũng có thể được hưởng.
Vì vậy, câu hỏi đúng không phải là "vào QTSC thì được giảm bao nhiêu thuế" mà là "hoạt động của doanh nghiệp mình có thuộc diện ưu đãi không, ưu đãi nào gắn với địa điểm, điều kiện duy trì là gì". Điều kiện thường xoay quanh tỷ lệ doanh thu từ hoạt động được ưu đãi, việc hạch toán tách bạch, việc đăng ký ngành nghề đúng. Doanh nghiệp làm lẫn nhiều mảng phải tách doanh thu rõ ràng, không thì khó chứng minh.
Luật về thuế, đầu tư, công nghệ thông tin và công nghiệp công nghệ số đã có nhiều thay đổi trong những năm gần đây và còn văn bản hướng dẫn mới. Trước khi tính ưu đãi vào kế hoạch tài chính, nên nhờ kế toán hoặc tư vấn thuế kiểm văn bản đang có hiệu lực và hỏi đơn vị vận hành về thủ tục xác nhận doanh nghiệp hoạt động trong khu.
Điều khoản hợp đồng thuê cần soi kỹ
Hợp đồng thuê văn phòng trong khu công nghệ cũng là hợp đồng thuê thương mại, các điểm dễ gây tranh chấp không khác nhiều so với cao ốc nội thành. Bảng tóm những điểm nên hỏi rõ trước khi ký.
| Điều khoản | Cần hỏi | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Diện tích tính tiền | Tính theo diện tích sử dụng hay có cộng phần hành lang, khu chung | Cùng một con số mét vuông, cách tính khác nhau làm chi phí thật khác nhau |
| Phí dịch vụ, điện, điều hoà ngoài giờ | Phí nào gộp trong giá thuê, phí nào tính riêng, đơn giá điều hoà ngoài giờ | Công ty làm ca tối, cuối tuần có thể tốn đáng kể khoản này |
| Điều chỉnh giá | Giá có cố định trong suốt thời hạn không, tăng theo mốc nào | Tránh bất ngờ khi gia hạn |
| Thời hạn và gia hạn | Thời hạn tối thiểu, quyền ưu tiên gia hạn, báo trước bao lâu | Công ty đang lớn nhanh cần chỗ mở rộng, công ty đang co cần đường lui |
| Chấm dứt trước hạn | Phạt bao nhiêu tiền cọc, điều kiện được chấm dứt | Rủi ro lớn nhất khi mất khách hàng lớn |
| Cải tạo và hoàn trả | Phải trả mặt bằng về hiện trạng ban đầu hay không | Chi phí tháo dỡ phòng họp, vách kính có thể lớn |
| Ngừng cung cấp điện, mạng | Trách nhiệm của bên cho thuê khi sự cố hạ tầng | Với công ty dịch vụ cho khách nước ngoài, mất kết nối là mất tiền |
Hợp đồng mẫu của đơn vị vận hành có thể ít chỗ thương lượng với doanh nghiệp nhỏ, nhưng hiểu rõ từng điều khoản vẫn giúp bạn dự trù chi phí và rủi ro, kể cả khi không sửa được câu chữ.
Chi phí cần tính ngoài tiền thuê
Đặt cọc. Thường bằng một số tháng tiền thuê, giữ trong suốt thời hạn. Đây là tiền bị khoá, nên tính vào dòng tiền chứ không chỉ nhìn tiền thuê hằng tháng.
Cải tạo nội thất và thiết bị. Vách ngăn, phòng họp, phòng máy, hệ thống mạng nội bộ, kiểm soát ra vào cho phòng dự án. Với công ty lần đầu chuyển vào, khoản này có thể lớn hơn vài tháng tiền thuê.
Đường truyền và an ninh thông tin. Khách nước ngoài thường yêu cầu hai đường truyền từ hai nhà cung cấp khác nhau, thiết bị tường lửa, quy trình sao lưu. Hạ tầng của khu có sẵn một phần, phần trong văn phòng là của doanh nghiệp.
Chi phí cho nhân viên. Phụ cấp gửi xe, ăn trưa, xe đưa đón nếu nhiều người ở xa; chi phí tuyển thêm nếu có người nghỉ vì đổi chỗ làm.
Thời gian gián đoạn. Ngày dọn văn phòng, ngày cài đặt lại hệ thống là ngày đội ngũ làm việc kém hiệu quả. Nên chọn lúc giữa hai giai đoạn dự án và báo khách trước.
Doanh nghiệp nhỏ: thuê nguyên phòng hay ngồi ghép
Công ty dưới mười người thường không cần, và cũng không nên, thuê ngay một phòng lớn có hợp đồng dài. Phương án hợp lý hơn là chỗ ngồi trong không gian làm việc chung, văn phòng nhỏ có sẵn nội thất, hoặc chương trình ươm tạo nếu đủ điều kiện. Ưu điểm là cam kết ngắn, chi phí ban đầu thấp, chuyển lên phòng lớn khi đội tăng người.
Mặt trái của ngồi ghép là bảo mật và địa chỉ. Khách hàng yêu cầu phòng dự án tách biệt sẽ không chấp nhận chỗ ngồi chung. Còn chuyện dùng địa chỉ chỗ ngồi chung làm trụ sở công ty, cần hỏi bên cho thuê có cho phép không và có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ không, vì cơ quan đăng ký kinh doanh và thuế có thể kiểm tra địa chỉ trụ sở.
Một lựa chọn trung gian là thuê văn phòng nhỏ ở các toà nhà dân dụng quanh phường Trung Mỹ Tây, ngoài hàng rào công viên: chi phí có thể mềm hơn, vẫn gần nguồn nhân lực, nhưng không có hạ tầng và an ninh như trong khu. Mục Doanh nghiệp và kinh doanh của trang có bài riêng về thuê văn phòng nhỏ trong phường.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có thuê được văn phòng trong QTSC không?
Có thể, tuỳ chính sách của đơn vị vận hành ở từng thời điểm. Doanh nghiệp mới thường được đề nghị bắt đầu bằng chỗ ngồi trong không gian chung hoặc chương trình ươm tạo, sau đó mới thuê phòng riêng. Nên chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mô tả hoạt động rõ ràng khi hỏi.
Đặt trụ sở ở QTSC có tự động được miễn giảm thuế không?
Không. Ưu đãi phụ thuộc vào loại hoạt động, điều kiện doanh thu, cách hạch toán và văn bản đang có hiệu lực, có ưu đãi gắn với ngành nghề chứ không gắn với địa điểm. Doanh nghiệp cần kế toán hoặc tư vấn thuế kiểm từng điều kiện và làm thủ tục theo quy định.
Thuê văn phòng ở QTSC có xuất hoá đơn tiền thuê không?
Bên cho thuê là doanh nghiệp nên tiền thuê và phí dịch vụ được xuất hoá đơn theo quy định, doanh nghiệp đi thuê dùng làm chi phí hợp lệ. Nên kiểm tra thông tin bên cho thuê ghi trên hợp đồng và hoá đơn khớp nhau, và hỏi rõ phí nào xuất hoá đơn riêng.
Đổi địa chỉ trụ sở về QTSC có phải đổi con dấu không?
Quy định về con dấu doanh nghiệp đã được nới nhiều năm nay, doanh nghiệp tự quản lý mẫu dấu. Việc đổi địa chỉ trụ sở chủ yếu là thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và cập nhật với cơ quan thuế. Nên kiểm hướng dẫn hiện hành trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Văn phòng trong QTSC có cho làm việc 24 giờ không?
Nhiều công ty tổng đài, vận hành hệ thống làm 24 giờ trong khu. Tuy vậy, điều hoà, thang máy, gửi xe ngoài giờ có thể tính phí riêng hoặc có quy định riêng. Ghi rõ nhu cầu giờ hoạt động khi đàm phán để biết chi phí thật trước khi ký.
Hết hợp đồng muốn chuyển đi thì cần làm gì?
Báo trước theo thời hạn trong hợp đồng, thoả thuận việc hoàn trả mặt bằng về hiện trạng, lập biên bản bàn giao lại có ảnh chụp, đối chiếu công nợ điện, phí dịch vụ để nhận lại tiền cọc. Đồng thời làm thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan đăng ký kinh doanh, thuế và thông báo cho khách hàng.