Hợp đồng thuê trọ nên ghi rõ ít nhất: hai bên là ai, phòng nào, thời hạn, giá và ngày trả, cách tính điện nước, số tiền cọc và điều kiện trả cọc, việc tăng giá, sửa chữa, và báo trước bao lâu khi một bên muốn chấm dứt. Tiền cọc nên có giấy biên nhận, và khi nhận phòng nên lập biên bản bàn giao kèm ảnh để khi trả phòng có căn cứ lấy lại cọc.
Phần lớn tranh cãi giữa người thuê và chủ trọ ở Trung Mỹ Tây, cũng như ở mọi khu trọ đông người, xoay quanh tiền cọc: chuyển đi sớm có mất cọc không, phòng hư hỏng trừ bao nhiêu, bao lâu thì chủ trả. Hầu hết các tranh cãi đó tránh được nếu ngay từ đầu có giấy tờ rõ ràng. Bài viết theo nguyên lý của pháp luật dân sự; quy định chi tiết nên kiểm Bộ luật Dân sự, Luật Nhà ở hiện hành hoặc hỏi người có chuyên môn khi có tranh chấp lớn.
Hợp đồng thuê trọ đứng ở đâu trong pháp luật
Thuê phòng trọ, thuê nhà để ở là một dạng hợp đồng thuê tài sản, cụ thể hơn là thuê nhà ở. Quan hệ này chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự 2015 và pháp luật về nhà ở. Nguyên tắc nền tảng là các bên tự thoả thuận, miễn là không trái luật và không trái đạo đức xã hội. Nghĩa là những gì hai bên ghi vào hợp đồng, như tiền cọc bao nhiêu, báo trước bao lâu, trừ cọc thế nào, phần lớn là do hai bên quyết định.
Chính vì thế, hợp đồng rõ ràng quan trọng hơn bất cứ lời hứa miệng nào. Khi có tranh chấp, người phân xử sẽ nhìn vào thoả thuận của hai bên trước tiên. Một hợp đồng ghi "trả lại cọc khi trả phòng" mà không nói điều kiện gì thì khi trả phòng, hai bên sẽ tranh cãi về điều kiện.
Hợp đồng thuê nhà ở giữa cá nhân với nhau theo quy định hiện hành thường không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, trừ khi hai bên muốn. Với phòng trọ, đa số chỉ cần hợp đồng giấy viết tay hoặc đánh máy, có chữ ký hai bên, mỗi bên giữ một bản. Hợp đồng bằng tin nhắn, thư điện tử vẫn có giá trị làm chứng cứ, nhưng một tờ giấy có chữ ký rõ ràng đỡ rắc rối hơn.
Hợp đồng cũng là giấy tờ cần khi làm một số thủ tục, như đăng ký tạm trú hay đăng ký định mức điện nước theo số người ở. Vì vậy giữ bản hợp đồng cẩn thận, chụp lại để lưu trên điện thoại.
Điều khoản nên có trong hợp đồng
Bảng dưới liệt kê các điều khoản nên có và vì sao. Không cần văn phong pháp lý cầu kỳ; cần rõ ràng, cụ thể, không hiểu được hai nghĩa.
| Điều khoản | Nên ghi gì | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Các bên | Họ tên, số giấy tờ tuỳ thân, cách liên lạc của chủ nhà và người thuê | Xác định ai chịu trách nhiệm, ai nhận tiền |
| Phòng thuê | Địa chỉ đủ lớp hẻm, số phòng, tầng; đồ đạc kèm theo | Tránh tranh cãi về tài sản bàn giao |
| Thời hạn | Ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc thời hạn tối thiểu | Căn cứ để tính chấm dứt sớm |
| Giá và kỳ trả | Số tiền mỗi kỳ, ngày trả, cách trả | Tránh trễ hạn, tránh hiểu lầm |
| Điều chỉnh giá | Khi nào được tăng, báo trước bao lâu, tăng tối đa bao nhiêu | Hạn chế tăng giá đột ngột giữa chừng |
| Điện, nước, phí | Cách tính từng khoản, đơn giá hoặc cách xác định đơn giá | Khoản hay gây tranh cãi nhất sau tiền cọc |
| Tiền cọc | Số tiền, ngày nhận, điều kiện trả lại, khoản được trừ | Căn cứ chính khi trả phòng |
| Sửa chữa | Hỏng gì ai sửa, báo trong bao lâu | Tránh đùn đẩy khi máy lạnh, ống nước hỏng |
| Chấm dứt | Báo trước bao lâu, chấm dứt sớm xử lý cọc thế nào | Bảo vệ cả hai bên khi một bên muốn kết thúc |
Nếu chủ nhà dùng mẫu hợp đồng có sẵn, đọc hết trước khi ký, kể cả những dòng chữ nhỏ cuối trang. Điều khoản không đồng ý thì đề nghị sửa ngay trên giấy, hai bên ký nháy bên cạnh chỗ sửa.
Những điều khoản bất lợi hay gặp: chủ nhà được tăng giá bất cứ lúc nào, người thuê mất toàn bộ cọc vì bất kỳ lý do gì, chủ nhà được vào phòng không cần báo. Những câu này nên được thương lượng lại trước khi ký.
Tiền cọc thật ra là gì
Trong pháp luật dân sự, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Với phòng trọ, thực tế có hai kiểu tiền cọc hay bị gọi chung một tên, và nên phân biệt rõ.
Kiểu thứ nhất là tiền cọc giữ chỗ, đưa trước khi vào ở để chủ nhà giữ phòng cho mình. Theo nguyên tắc chung của Bộ luật Dân sự về đặt cọc, nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết hợp đồng thì mất cọc; nếu bên nhận cọc từ chối thì phải trả lại cọc và thêm một khoản tương đương, trừ khi có thoả thuận khác. Nghĩa là khi bạn đã cọc giữ chỗ rồi đổi ý không thuê, thường mất khoản đó; nếu chủ nhà cho người khác thuê mất phòng của bạn, chủ nhà có nghĩa vụ trả lại và bồi thường theo thoả thuận hoặc theo luật.
Kiểu thứ hai là tiền cọc bảo đảm trong suốt thời gian thuê, phổ biến là một hoặc vài tháng tiền phòng. Khoản này để bảo đảm người thuê trả đủ tiền, giữ gìn tài sản và tuân thủ thời hạn báo trước. Khi hết hợp đồng, nếu người thuê đã làm đúng, khoản này được trả lại, có thể trừ những khoản hai bên đã thoả thuận như tiền điện nước tháng cuối hay chi phí sửa hư hỏng do người thuê gây ra.
Rất nhiều tranh cãi xảy ra vì hai kiểu này bị nhập làm một trong đầu người thuê. Khi đưa tiền, hỏi rõ và ghi rõ: đây là tiền giữ chỗ hay tiền cọc bảo đảm, và khi vào ở thì khoản giữ chỗ có được chuyển thành tiền cọc bảo đảm hay trừ vào tiền phòng tháng đầu.
Nhận phòng: lập biên bản bàn giao
Biên bản bàn giao là tờ giấy đáng giá nhất khi trả phòng. Chỉ mất mười lăm phút lúc nhận phòng nhưng tránh được nhiều tuần tranh cãi sau này.
- Cùng chủ nhà đi một vòng trong phòng, liệt kê đồ đạc kèm theo: giường, tủ, máy lạnh, máy nước nóng, quạt, rèm, chìa khoá (bao nhiêu chìa).
- Ghi tình trạng từng thứ: mới, cũ, trầy, hỏng; tường có vết bẩn, lỗ đinh, ố; sàn có gạch nứt.
- Chụp ảnh và quay video toàn bộ phòng, cận cảnh những chỗ đã hư hỏng sẵn; gửi ảnh cho chủ nhà qua tin nhắn để có thời gian lưu.
- Ghi chỉ số công tơ điện, đồng hồ nước ngày nhận phòng, chụp ảnh chỉ số.
- Hai bên ký vào biên bản, mỗi bên giữ một bản hoặc lưu ảnh chụp.
- Nếu phát hiện thêm hỏng hóc trong vài ngày đầu như ống nước rò, ổ điện chết, báo ngay cho chủ nhà bằng tin nhắn kèm ảnh.
Khi trả phòng, bạn chỉ cần đối chiếu với biên bản này. Hư hỏng đã có từ đầu không phải trách nhiệm của bạn; hao mòn tự nhiên do sử dụng bình thường, như sơn phai, gạch mòn, thường cũng không nên bị tính vào tiền cọc.
Trong thời gian ở: tăng giá, sửa chữa, quyền riêng tư
Tăng giá phải theo hợp đồng. Nếu hợp đồng ghi rõ điều kiện tăng giá, hai bên làm theo. Nếu hợp đồng không nói gì, việc tăng giá giữa chừng cần được hai bên thoả thuận lại. Khi được báo tăng giá, đề nghị báo bằng văn bản hoặc tin nhắn, ghi rõ mức mới và ngày áp dụng.
Hỏng do hao mòn thì chủ nhà sửa. Theo nguyên tắc chung, bên cho thuê bảo đảm tài sản cho thuê dùng được đúng mục đích, nên những hỏng hóc do hao mòn như ống nước cũ rò, máy lạnh hỏng vì tuổi thọ thường do chủ nhà sửa. Hỏng do người thuê dùng sai thì người thuê chịu. Hợp đồng nên ghi rõ.
Báo hỏng bằng tin nhắn. Mỗi lần có hỏng hóc, báo bằng tin nhắn kèm ảnh và ngày giờ. Nếu chủ nhà chậm sửa, có bằng chứng là bạn đã báo.
Chủ nhà vào phòng phải báo trước. Phòng đã cho thuê là nơi ở của người thuê. Trừ trường hợp khẩn cấp như cháy, rò nước nghiêm trọng, chủ nhà nên báo trước khi vào. Thoả thuận điều này trong hợp đồng giúp tránh khó chịu.
Thay khoá khi nhận phòng. Hỏi chủ nhà có thay ruột khoá khi đổi người thuê không. Nếu không, đề nghị được thay bằng chi phí của mình và gửi chủ nhà một chìa dự phòng nếu hai bên đồng ý.
Trả phòng và lấy lại cọc
Lấy lại cọc trọn vẹn phụ thuộc nhiều vào việc làm đúng trình tự khi chuyển đi.
- Báo trước đúng thời hạn hợp đồng quy định, bằng tin nhắn hoặc giấy có ghi ngày; giữ lại tin nhắn.
- Trả đủ tiền phòng tới ngày trả phòng; thống nhất cách tính điện nước tháng cuối theo chỉ số ngày trả.
- Dọn dẹp phòng, gỡ đồ cá nhân, vá những lỗ đinh lớn nếu hợp đồng yêu cầu, trả lại đồ đạc như lúc nhận.
- Hẹn chủ nhà kiểm phòng cùng lúc, đối chiếu với biên bản và ảnh lúc nhận phòng.
- Thống nhất bằng văn bản các khoản trừ (nếu có) và số tiền cọc được trả lại, ngày trả.
- Bàn giao đủ chìa khoá, thẻ từ; chụp ảnh phòng sau khi dọn.
- Nhận tiền cọc tại chỗ hoặc qua chuyển khoản; ghi nhận đã nhận đủ.
Trường hợp chuyển đi trước thời hạn mà hợp đồng quy định mất cọc, có thể thử thương lượng: giới thiệu người thuê mới thay thế, hoặc chấp nhận mất một phần thay vì toàn bộ. Nhiều chủ nhà đồng ý nếu không bị trống phòng.
Khi hai bên không thống nhất
Phần lớn tranh chấp tiền cọc nhỏ được giải quyết bằng nói chuyện, dựa trên hợp đồng, biên bản bàn giao và ảnh chụp. Khi nói chuyện không xong, bước tiếp theo thường là nhờ hoà giải ở cơ sở: tổ dân phố, khu phố hoặc bộ phận hoà giải của phường. Hoà giải không mất phí lớn, và nhiều chủ nhà muốn giữ tiếng với hàng xóm nên dễ thương lượng hơn khi có người thứ ba.
Với tranh chấp giá trị lớn hoặc có dấu hiệu lừa đảo, như nhận cọc rồi không giao phòng, cho nhiều người thuê cùng một phòng, có thể trình báo công an phường hoặc khởi kiện ra toà án có thẩm quyền. Trước khi làm, nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc trợ giúp pháp lý, vì thủ tục, chi phí và thời gian cần được cân nhắc so với số tiền tranh chấp.
Bài học chung từ những vụ tranh chấp là: giấy tờ rõ ràng ngay từ đầu, mọi trao đổi quan trọng đều để lại dấu vết bằng tin nhắn, mọi khoản tiền đều có biên nhận. Người thuê trọ thường nghĩ những việc này là làm khó chủ nhà, nhưng thực ra chúng bảo vệ cả hai bên, và chủ nhà đàng hoàng thường sẵn lòng làm.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển đi trước hạn hợp đồng có bị mất cọc không?
Phụ thuộc vào điều khoản trong hợp đồng. Nhiều hợp đồng quy định người thuê chấm dứt sớm mà không báo trước đúng hạn thì mất cọc. Nếu hợp đồng không quy định rõ, hai bên cần thương lượng. Giới thiệu người thuê thay thế là cách hay được chủ nhà chấp nhận để trả lại cọc.
Đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chủ nhà cho người khác thuê thì sao?
Theo nguyên tắc chung về đặt cọc trong Bộ luật Dân sự, bên nhận cọc từ chối giao kết hợp đồng thì phải trả lại tiền cọc và một khoản tương đương, trừ khi hai bên có thoả thuận khác. Cần có giấy biên nhận cọc ghi rõ nội dung để làm căn cứ yêu cầu.
Chủ nhà giữ cọc quá lâu sau khi trả phòng thì làm gì?
Nhắc lại bằng tin nhắn, dẫn điều khoản trả cọc trong hợp đồng và biên bản trả phòng. Nếu vẫn không được, nhờ tổ dân phố hoặc bộ phận hoà giải của phường can thiệp. Với số tiền lớn, có thể tham khảo trợ giúp pháp lý về việc khởi kiện.
Hợp đồng thuê trọ có cần công chứng không?
Với hợp đồng thuê nhà ở giữa cá nhân, theo quy định hiện hành thường không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ khi hai bên muốn. Hợp đồng viết tay có chữ ký hai bên vẫn có giá trị. Kiểm lại quy định hiện hành nếu cần dùng hợp đồng cho thủ tục đặc biệt.
Chủ nhà đòi tăng giá giữa hợp đồng có được không?
Nếu hợp đồng có điều khoản cho phép tăng giá theo điều kiện cụ thể, chủ nhà làm theo đó. Nếu không, việc tăng giá giữa chừng cần hai bên đồng ý. Người thuê có thể thương lượng, hoặc nếu không chấp nhận, bàn cách chấm dứt hợp đồng sao cho công bằng với cả hai.
Phòng bị trầy tường, ố sàn khi trả có bị trừ cọc không?
Hao mòn tự nhiên do sử dụng bình thường thường không nên bị trừ. Hư hỏng rõ ràng do người thuê gây ra, như vỡ gạch, thủng cửa, hỏng thiết bị vì dùng sai, có thể bị trừ chi phí sửa. Biên bản và ảnh lúc nhận phòng là căn cứ để phân biệt.