Từ ngày 1/1/2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế theo phương pháp khoán mà chuyển sang tự kê khai doanh thu, theo chủ trương tại Nghị quyết 198/2025/QH15 của Quốc hội về phát triển kinh tế tư nhân. Với chủ quán ăn, tiệm tạp hoá, tiệm sửa chữa, chủ dãy trọ ở Trung Mỹ Tây, điều đó có nghĩa là phải ghi chép doanh thu thật, giữ chứng từ, dùng hoá đơn khi thuộc diện, và nộp tờ khai theo kỳ.
Chi tiết về ngưỡng doanh thu chịu thuế, tỷ lệ thuế trên doanh thu theo ngành, kỳ kê khai và mẫu biểu do luật thuế và văn bản hướng dẫn quy định, có thể còn được điều chỉnh; bài không nêu con số để tránh sai. Bài tập trung vào những thay đổi trong cách làm hằng ngày và các bước chuẩn bị, để khi đọc hướng dẫn của cơ quan thuế bạn hiểu ngay mình phải làm gì. Với tình huống cụ thể, hỏi cơ quan thuế quản lý địa bàn hoặc người làm kế toán.
Thuế khoán và kê khai: khác nhau ở đâu
Theo cách khoán, cơ quan thuế ấn định một mức doanh thu cho hộ kinh doanh, thường ổn định trong năm, dựa trên khảo sát, so sánh với hộ cùng ngành cùng địa bàn và ý kiến của hội đồng tư vấn thuế. Hộ nộp đều đặn theo mức đó, không phải chứng minh doanh thu thật. Cách này đơn giản nhưng thiếu minh bạch: hộ bán đắt khách và hộ bán ế có thể nộp gần bằng nhau, và người mua không có hoá đơn.
Theo cách kê khai, hộ kinh doanh tự ghi nhận doanh thu thực tế, tự khai và nộp thuế theo kỳ; cơ quan thuế kiểm tra trên cơ sở dữ liệu hoá đơn, thanh toán điện tử và thông tin khác. Doanh thu thật được ghi lại thì số thuế phản ánh đúng hơn hoạt động, nhưng hộ kinh doanh phải làm thêm việc giấy tờ mà trước đây không phải lo.
Ở Trung Mỹ Tây, nơi rất nhiều giao dịch đã đi qua chuyển khoản bằng mã QR, sự chuyển đổi này đến khá tự nhiên: dòng tiền của quán cơm văn phòng, tiệm tạp hoá khu trọ đã để lại dấu vết trong tài khoản ngân hàng. Điều quan trọng là tách bạch tài khoản kinh doanh với tài khoản cá nhân, để số liệu không lẫn tiền gia đình chuyển cho nhau với tiền bán hàng.
Những việc thay đổi trong vận hành hằng ngày
Bảng so sánh dưới đây giúp hình dung thay đổi ở mức thao tác. Mức độ yêu cầu cụ thể phụ thuộc quy mô doanh thu và hướng dẫn hiện hành:
| Việc | Khi còn thuế khoán | Khi kê khai |
|---|---|---|
| Ghi doanh thu | Không bắt buộc ghi chi tiết | Ghi doanh thu theo ngày hoặc theo hoá đơn, đối chiếu với tiền vào |
| Hoá đơn cho khách | Thường không xuất; khi khách cần thì xin cấp hoá đơn lẻ | Sử dụng hoá đơn điện tử khi thuộc diện; một số hộ dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền |
| Chứng từ mua hàng | Ít khi giữ | Nên giữ để chứng minh nguồn gốc hàng hoá và phục vụ quản lý |
| Tài khoản ngân hàng | Dùng chung với cá nhân | Nên có tài khoản riêng cho kinh doanh, có thể phải thông báo với cơ quan thuế |
| Nộp tờ khai | Ít, chủ yếu nộp tiền theo thông báo | Nộp tờ khai theo kỳ, qua cổng thuế điện tử hoặc ứng dụng |
| Kiểm tra | Dựa trên khảo sát định kỳ | Dựa trên dữ liệu hoá đơn, thanh toán, đối chiếu chéo |
Một điểm nhiều người hiểu sai: kê khai không có nghĩa là mọi hộ đều phải nộp nhiều thuế hơn. Hộ có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế theo quy định vẫn không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng vẫn có nghĩa vụ khai báo theo hướng dẫn.
Chuẩn bị chuyển sang kê khai trong một tháng
Nếu bạn đang có hộ kinh doanh ở Trung Mỹ Tây và chưa từng kê khai, có thể đi theo trình tự này:
- Kiểm thông tin đăng ký hộ kinh doanh: tên, mã số, ngành nghề, địa chỉ. Địa chỉ nên cập nhật theo phường Trung Mỹ Tây mới khi có dịp; thông tin sai làm thông báo thuế không tới tay.
- Xác định cơ quan thuế đang quản lý mình. Sau khi ngành thuế sắp xếp lại bộ máy trong năm 2025, đơn vị thuế quản lý địa bàn có thể đổi tên; tên đúng ghi trên thông báo gần nhất hoặc tra trên ứng dụng thuế.
- Cài và đăng nhập ứng dụng thuế điện tử hoặc cổng thuế điện tử bằng mã số thuế của hộ; từ năm 2025, cá nhân dùng số định danh cá nhân thay mã số thuế cá nhân.
- Mở một tài khoản ngân hàng dùng riêng cho kinh doanh, đổi mã QR thanh toán ở quầy sang tài khoản này.
- Chọn cách ghi chép: sổ tay theo mẫu, bảng tính trên điện thoại, hoặc phần mềm bán hàng có xuất hoá đơn. Cái nào bạn duy trì được mỗi ngày là cái đúng.
- Hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán: hộ của bạn có thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không, kỳ kê khai theo tháng hay quý, tỷ lệ thuế áp dụng cho ngành của bạn.
- Chạy thử một tháng: ghi doanh thu hằng ngày, cuối tháng đối chiếu với tiền vào tài khoản và tiền mặt. Chênh lệch lớn nghĩa là cách ghi có lỗ hổng.
Nhiều đơn vị thuế tổ chức buổi hướng dẫn cho hộ kinh doanh theo khu vực. Theo dõi thông báo của phường và tổ dân phố; một buổi nghe trực tiếp giải đáp được nhiều thắc mắc hơn đọc văn bản một mình.
Những tình huống riêng ở Trung Mỹ Tây
Quán cơm văn phòng bán cho công ty. Công ty đặt suất ăn cần hoá đơn hợp lệ để hạch toán. Khi kê khai và dùng hoá đơn điện tử, quán xuất hoá đơn trực tiếp được, không phải xin hoá đơn lẻ như trước. Đây là lợi thế để giữ khách doanh nghiệp.
Chủ dãy trọ. Cho thuê phòng trọ là hoạt động có doanh thu, chịu thuế theo quy định về cho thuê tài sản. Chủ trọ có nhiều phòng nên ghi rõ doanh thu từng tháng theo hợp đồng thuê, tách với tiền điện nước thu hộ nếu thu đúng giá.
Tiệm sửa máy tính, điện thoại nhận khách là kỹ sư. Khách trẻ hay chuyển khoản, nên dòng tiền gần như minh bạch hoàn toàn. Ghi chép doanh thu khớp với sao kê là đủ cơ bản; phần linh kiện mua vào nên giữ hoá đơn để chứng minh nguồn gốc.
Hàng quán bán qua ứng dụng giao đồ ăn. Doanh thu qua nền tảng có thể được nền tảng khấu trừ, khai thay một phần thuế theo quy định về thương mại điện tử. Đọc kỹ báo cáo của nền tảng, đối chiếu để không khai trùng.
Sai lầm hay gặp khi mới chuyển sang kê khai
Những lỗi dưới đây không cố ý nhưng có thể dẫn tới bị nhắc nhở, xử phạt hoặc nộp thừa thuế:
- Dùng chung tài khoản cá nhân và kinh doanh, rồi không giải thích được các khoản tiền gia đình chuyển vào.
- Chỉ ghi doanh thu chuyển khoản, quên tiền mặt; hoặc ngược lại.
- Khai doanh thu thấp hơn dữ liệu hoá đơn đã xuất hay tiền vào tài khoản.
- Quên nộp tờ khai khi tháng đó vắng khách, tưởng không bán được thì khỏi khai.
- Tạm nghỉ bán dịp Tết hay sửa quán mà không báo cơ quan thuế, vẫn bị tính nghĩa vụ.
- Nhờ người lạ “làm thuế trọn gói” rồi đưa mật khẩu tài khoản thuế điện tử, tài khoản ngân hàng.
- Xoá tin nhắn, hoá đơn mua hàng sau vài tháng; hồ sơ thuế cần lưu trong thời hạn theo quy định.
Cách phòng đơn giản nhất là một thói quen: cuối mỗi ngày dành mười phút ghi số, cuối mỗi tuần đối chiếu một lần. Đến kỳ kê khai, bạn chỉ cần cộng lại.
Có nên chuyển lên công ty khi phải kê khai
Khi đã phải ghi sổ, xuất hoá đơn, nộp tờ khai, nhiều chủ hộ hỏi: sao không lập công ty luôn cho chuyên nghiệp. Câu trả lời tuỳ quy mô. Công ty phải làm kế toán đầy đủ theo chế độ kế toán doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp trên lợi nhuận, tách bạch tài sản; đổi lại, có tư cách pháp nhân, trách nhiệm hữu hạn, dễ ký hợp đồng lớn, dễ vay vốn và gọi vốn.
Với một quán cơm, một tiệm tạp hoá, giữ hình thức hộ kinh doanh thường hợp lý hơn: thủ tục nhẹ, thuế tính trên doanh thu dễ hiểu. Với hộ đã có nhiều điểm bán, doanh thu lớn, khách chủ yếu là doanh nghiệp, chuyển lên công ty đáng cân nhắc. Pháp luật có cơ chế chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, và có chính sách hỗ trợ trong một số giai đoạn; hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh khi bạn sẵn sàng.
Tìm người giúp: kế toán dịch vụ, đại lý thuế, cán bộ thuế
Hộ kinh doanh nhỏ không cần thuê kế toán toàn thời gian. Có ba nguồn giúp thường dùng. Một là cán bộ cơ quan thuế quản lý địa bàn: hướng dẫn miễn phí, đúng quy định, nhưng không làm thay. Hai là đại lý thuế, dịch vụ kế toán: làm thay tờ khai, giữ sổ sách, thu phí theo thoả thuận. Ba là phần mềm bán hàng có tích hợp hoá đơn, báo cáo doanh thu: giúp ghi chép tự động, nhưng bạn vẫn phải hiểu số liệu.
Khi chọn dịch vụ, ưu tiên đơn vị có đăng ký hoạt động rõ ràng, hợp đồng ghi trách nhiệm khi khai sai, không yêu cầu bạn giao mật khẩu ngân hàng. Tài khoản thuế điện tử nên do chính bạn giữ; nếu uỷ quyền nộp tờ khai, dùng cơ chế uỷ quyền chính thức thay vì đưa mật khẩu. Có thể tra các văn phòng kế toán, đại lý thuế quanh khu vực trong danh bạ doanh nghiệp của trang, rồi tự đánh giá qua trao đổi trực tiếp.
Chi phí của việc kê khai: tính trước để khỏi bất ngờ
Chuyển sang kê khai kéo theo vài khoản chi mới mà nhiều chủ hộ chưa tính. Thứ nhất là thiết bị và phần mềm: máy tính tiền hoặc điện thoại có ứng dụng bán hàng, máy in hoá đơn nhiệt, phí dịch vụ hoá đơn điện tử, phí chữ ký số nếu dùng. Thứ hai là thời gian: mỗi ngày vài phút ghi chép, mỗi kỳ vài giờ làm tờ khai. Thứ ba, nếu thuê dịch vụ, là phí kế toán theo tháng hoặc theo kỳ.
Đổi lại, có những lợi ích không nhỏ. Có số liệu thật, chủ quán biết món nào lời, ngày nào lỗ, tháng nào nên cắt giảm người làm. Có hoá đơn, quán bán được cho doanh nghiệp, tham gia được các đơn hàng lớn hơn. Có lịch sử doanh thu minh bạch, việc vay vốn ngân hàng để mở rộng cũng dễ chứng minh hơn. Nhiều hộ ở các khu đông dân văn phòng đã thấy kê khai giúp họ quản lý tốt hơn chứ không chỉ là nghĩa vụ.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh nhỏ doanh thu thấp có phải kê khai không?
Hộ có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế theo quy định không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng vẫn có thể phải khai báo doanh thu theo hướng dẫn. Ngưỡng và cách khai xem văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế.
Chủ trọ cho thuê vài phòng có phải nộp thuế không?
Cho thuê tài sản, gồm phòng trọ, là hoạt động có thu nhập chịu thuế khi doanh thu vượt ngưỡng theo quy định. Chủ trọ cần khai báo theo hướng dẫn về cho thuê tài sản; với dãy trọ lớn kinh doanh thường xuyên, có thể phải đăng ký hộ kinh doanh.
Có bắt buộc dùng máy tính tiền xuất hoá đơn không?
Một số hộ kinh doanh, theo quy mô doanh thu và ngành nghề, thuộc diện phải sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định hiện hành. Hộ không thuộc diện bắt buộc vẫn có thể đăng ký dùng nếu thấy tiện. Hỏi cơ quan thuế để biết hộ mình thuộc nhóm nào.
Khách chuyển khoản tiền cá nhân nhầm vào tài khoản kinh doanh thì sao?
Ghi chú ngay khoản đó và giữ bằng chứng như tin nhắn, lý do chuyển. Khi đối chiếu, loại khoản không phải doanh thu ra. Tốt nhất là hướng dẫn người thân dùng tài khoản khác để tránh lẫn.
Đóng quán dịp Tết có phải báo thuế không?
Nếu nghỉ trọn kỳ hoặc dài ngày, nên làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh theo quy định và thông báo cho cơ quan thuế để không phát sinh nghĩa vụ trong thời gian nghỉ. Nghỉ vài ngày thì thường chỉ cần ghi nhận doanh thu thực tế của kỳ.
Kê khai sai thì có sửa được không?
Được, bằng tờ khai bổ sung theo quy định quản lý thuế. Phát hiện sớm và tự sửa trước khi cơ quan thuế kiểm tra thường nhẹ hơn nhiều so với bị phát hiện. Nếu sai làm thiếu số thuế phải nộp, có thể phát sinh tiền chậm nộp.