Kỹ sư sống ở Trung Mỹ Tây có thể nhận dự án phần mềm cho khách nước ngoài dưới hai hình thức chính: làm cá nhân, nhận tiền về tài khoản cá nhân và tự kê khai thuế thu nhập cá nhân; hoặc lập công ty nhỏ, ký hợp đồng dịch vụ với khách, xuất hoá đơn và làm kế toán doanh nghiệp. Làm cá nhân hợp khi mới bắt đầu, doanh thu nhỏ, một hai khách; lập công ty hợp khi có nhiều khách, thuê thêm người, khách đòi pháp nhân để ký hợp đồng.
Quanh Công viên phần mềm Quang Trung có rất nhiều người làm công nghệ, và không ít người làm thêm hoặc làm hẳn cho khách ở châu Âu, Mỹ, Nhật, Úc. Bài này không bàn chuyện kỹ thuật hay tìm khách, mà tập trung vào khung pháp lý và tài chính để làm ăn lâu dài. Quy định thuế, ngoại hối viết theo nguyên lý; với khoản thu nhập lớn, nên hỏi kế toán hoặc tư vấn thuế cho trường hợp của mình.
Hai con đường và điều gì quyết định nên đi đường nào
Làm cá nhân đơn giản nhất: bạn ký hợp đồng hoặc nhận việc qua nền tảng, khách trả tiền về tài khoản ngân hàng của bạn, bạn tự khai và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Không cần đăng ký kinh doanh trong nhiều trường hợp, không cần kế toán doanh nghiệp. Nhưng bạn chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân, khó ký hợp đồng với khách là doanh nghiệp lớn, và khó thuê người khác một cách hợp pháp.
Lập công ty, thường là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, tách bạch tài sản cá nhân với rủi ro kinh doanh, ký được hợp đồng với khách doanh nghiệp, thuê nhân viên, đóng bảo hiểm cho họ, xuất hoá đơn. Đổi lại phải có trụ sở, kế toán, báo cáo thuế, báo cáo tài chính hằng năm, và chi phí vận hành cố định dù tháng đó không có dự án.
Ba câu hỏi giúp quyết định: Khách có đòi ký với pháp nhân không? Bạn có định thuê thêm người trong một năm tới không? Doanh thu đã đều đặn đủ để gánh chi phí kế toán và vận hành công ty chưa? Hai câu “có” trở lên thì nên tính chuyện lập công ty.
Cũng có con đường ở giữa: nhóm vài kỹ sư cùng nhận dự án, một người đứng ra ký với khách rồi chia việc cho các bạn. Cách này tiện lúc đầu nhưng mờ nhất về pháp lý và thuế, dễ sinh mâu thuẫn chia tiền. Nếu nhóm làm cùng nhau lâu dài, lập công ty với thoả thuận góp vốn rõ ràng thường lành mạnh hơn.
So sánh làm cá nhân và lập công ty nhỏ
So sánh định tính, không nêu thuế suất. Tỷ lệ thuế cụ thể phụ thuộc loại thu nhập và quy định hiện hành:
| Tiêu chí | Làm cá nhân | Công ty nhỏ |
|---|---|---|
| Thủ tục bắt đầu | Gần như không có | Đăng ký doanh nghiệp, trụ sở, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, chữ ký số |
| Thuế | Thuế thu nhập cá nhân, tự kê khai khi không được khấu trừ | Thuế thu nhập doanh nghiệp trên lợi nhuận, các nghĩa vụ khác theo ngành |
| Trách nhiệm khi có sự cố | Bằng toàn bộ tài sản cá nhân | Giới hạn trong vốn góp với loại hình trách nhiệm hữu hạn |
| Ký với khách doanh nghiệp lớn | Khó, nhiều khách yêu cầu pháp nhân | Thuận lợi |
| Thuê người | Khó hợp thức hoá | Ký hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm |
| Chi phí cố định | Thấp | Kế toán, trụ sở, phần mềm, báo cáo |
| Ưu đãi cho phần mềm | Hạn chế | Có thể được hưởng nếu đáp ứng điều kiện của luật thuế |
Ngành phần mềm có những cơ chế thuế riêng, cả về thuế giá trị gia tăng lẫn ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp, kèm điều kiện về ngành nghề, sản phẩm, hồ sơ. Đừng chọn hình thức chỉ vì nghe nói “công ty phần mềm được miễn thuế”; hãy hỏi kế toán điều kiện cụ thể.
Hợp đồng với khách nước ngoài: những điều khoản không được thiếu
Dù làm cá nhân hay công ty, một hợp đồng rõ ràng là lớp bảo vệ đầu tiên. Khi soạn hoặc đọc hợp đồng của khách gửi, kiểm từng điểm:
- Phạm vi công việc: mô tả sản phẩm, tính năng, tiêu chí nghiệm thu. Phạm vi mơ hồ là nguồn gốc của phần lớn tranh chấp.
- Cách tính tiền: trọn gói theo mốc, theo giờ, hay theo tháng. Ghi rõ đơn vị tiền tệ, ai chịu phí chuyển tiền quốc tế.
- Lịch thanh toán: tạm ứng trước khi bắt đầu, thanh toán theo từng mốc nghiệm thu; tránh làm hết rồi mới nhận tiền với khách mới.
- Quyền sở hữu mã nguồn và sản phẩm: chuyển cho khách khi nào, thường là khi đã thanh toán đủ; phần thư viện, công cụ bạn dùng chung cho nhiều dự án thì giữ lại.
- Bảo mật và dữ liệu cá nhân: khách châu Âu thường yêu cầu tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu của họ; Việt Nam cũng có quy định riêng về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Bảo hành, sửa lỗi: bao lâu, những gì được sửa miễn phí, những gì tính là yêu cầu mới.
- Luật áp dụng và cách giải quyết tranh chấp: luật nước nào, trọng tài hay toà án, ở đâu. Với hợp đồng nhỏ, thương lượng và hoà giải trực tuyến thực tế hơn kiện tụng xuyên biên giới.
Nếu khách dùng mẫu hợp đồng của họ, đọc kỹ điều khoản bồi thường không giới hạn, điều khoản cấm làm cho khách khác cùng lĩnh vực, điều khoản phạt chậm tiến độ. Có quyền đề nghị sửa; khách nghiêm túc thường chấp nhận thương lượng.
Nhận tiền về Việt Nam
Tiền từ khách nước ngoài thường về qua chuyển khoản ngân hàng quốc tế hoặc qua các nền tảng thanh toán trung gian, rồi rút về tài khoản ngân hàng trong nước. Cá nhân được nhận ngoại tệ chuyển về theo quy định quản lý ngoại hối; ngân hàng có thể hỏi về nguồn tiền, mục đích, và yêu cầu giấy tờ như hợp đồng, hoá đơn. Giữ sẵn hợp đồng và trao đổi với khách để chứng minh khi cần.
Với công ty, tiền thu từ khách nước ngoài phải về tài khoản của công ty, đúng tên trên hợp đồng và hoá đơn. Thanh toán qua ngân hàng là điều kiện quan trọng để chứng minh giao dịch xuất khẩu dịch vụ, ảnh hưởng tới cách tính thuế. Đừng để khách chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của giám đốc rồi “chuyển lại vào công ty”; cách này làm rối sổ sách và có thể bị coi là sai quy định.
Tỷ giá, phí chuyển tiền, phí rút tiền của nền tảng trung gian có thể ăn đáng kể vào thu nhập. So sánh các phương án, và ghi rõ trong hợp đồng ai chịu phí nào.
Giữ một bảng theo dõi đơn giản: ngày khách chuyển, số tiền gốc ngoại tệ, phí bị trừ, số tiền thực nhận bằng đồng Việt Nam. Bảng này vừa giúp bạn biết thu nhập thật, vừa là căn cứ khi kê khai thuế và khi ngân hàng hỏi về nguồn tiền.
Thuế: những điểm cá nhân hay hiểu sai
“Tiền từ nước ngoài thì Việt Nam không đánh thuế.” Sai. Cá nhân cư trú tại Việt Nam chịu thuế thu nhập cá nhân trên thu nhập phát sinh ở cả trong và ngoài nước. Khi khách nước ngoài không khấu trừ thuế tại nguồn, bạn phải tự kê khai và nộp.
“Chưa ai hỏi thì chưa phải khai.” Dòng tiền vào tài khoản ngân hàng ngày càng minh bạch với cơ quan thuế. Tự khai đúng hạn luôn rẻ hơn bị truy thu kèm tiền chậm nộp sau vài năm.
“Tiền công hay tiền kinh doanh thì như nhau.” Cách xác định loại thu nhập, như tiền lương tiền công hay thu nhập từ kinh doanh, ảnh hưởng tới thuế suất, cách khai, giảm trừ. Hợp đồng dịch vụ độc lập, nhận việc từ nhiều khách thường được xem khác với làm thuê cho một chủ. Hỏi chuyên gia thuế với trường hợp của mình.
“Đã đóng thuế ở nước khách thì thôi.” Một số khách hoặc nền tảng khấu trừ thuế theo luật nước họ. Việt Nam có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với nhiều nước; muốn được trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài phải có chứng từ và làm đúng thủ tục.
Khi đang là nhân viên công ty khác
Rất nhiều người nhận dự án bên ngoài trong khi vẫn đang là nhân viên của một công ty phần mềm trong khu vực. Trước khi nhận, đọc kỹ hợp đồng lao động và các cam kết đã ký: điều khoản bảo mật, điều khoản không cạnh tranh, quy định về quyền sở hữu sản phẩm làm ra trong thời gian làm việc hoặc dùng tài nguyên của công ty. Nhiều công ty cấm nhân viên làm cho khách cùng lĩnh vực hoặc khách của chính công ty.
Nguyên tắc an toàn: không dùng máy tính, tài khoản, mã nguồn, thời gian làm việc của công ty cho dự án riêng; không tiếp cận khách hàng của công ty; khi không chắc, hỏi thẳng quản lý hoặc bộ phận nhân sự. Một dự án bên ngoài vài tháng không đáng để đánh đổi công việc chính và tranh chấp về sở hữu trí tuệ.
Về thuế, thu nhập từ công ty chính đã được khấu trừ; thu nhập từ dự án ngoài cộng vào khi quyết toán hoặc khai riêng theo quy định. Nên tự quyết toán thuế cuối năm thay vì uỷ quyền cho công ty khi có nguồn thu nhập khác.
Lập công ty nhỏ ở Trung Mỹ Tây: vài điểm thực tế
Nếu quyết định lập công ty, chi tiết chọn trụ sở đã có ở bài về trụ sở công ty nhỏ trong mục này. Với công ty phần mềm phục vụ khách nước ngoài, thêm vài điểm: chọn ngành nghề đăng ký đúng với hoạt động lập trình, tư vấn máy tính, xử lý dữ liệu để thuận lợi khi xin ưu đãi và khi khách kiểm tra; mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp có dịch vụ nhận thanh toán quốc tế; dùng hoá đơn điện tử xuất cho khách nước ngoài theo quy định.
Kế toán cho công ty phần mềm nhỏ có thể thuê dịch vụ; quan trọng là chọn người hiểu đặc thù xuất khẩu dịch vụ và ưu đãi ngành phần mềm. Trong năm đầu, nhiều công ty nhỏ mắc lỗi ghi nhận doanh thu theo ngày nhận tiền thay vì theo nghiệm thu, hoặc thiếu hồ sơ chứng minh dịch vụ cung cấp ra nước ngoài.
Cuối cùng, đừng quên bảo hiểm và quyền lợi cho chính mình: khi làm cá nhân, bạn không có bảo hiểm xã hội bắt buộc; có thể tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện và bảo hiểm y tế hộ gia đình. Khi lập công ty, giám đốc nhận lương cũng thuộc diện tham gia bảo hiểm theo quy định.
Câu hỏi thường gặp
Làm freelancer phần mềm có phải đăng ký hộ kinh doanh không?
Pháp luật hiện chưa buộc mọi cá nhân cung cấp dịch vụ qua mạng phải đăng ký hộ kinh doanh, nhưng quy định về kinh doanh và thương mại điện tử đang được siết dần. Nếu bạn làm thường xuyên, có nhiều khách, nên hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế để chọn hình thức phù hợp.
Khách nước ngoài có cần hoá đơn Việt Nam không?
Khách cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ ở nước ngoài thường chỉ cần hoá đơn thương mại theo mẫu của bạn. Công ty Việt Nam cung cấp dịch vụ ra nước ngoài vẫn phải lập hoá đơn điện tử theo quy định Việt Nam để ghi nhận doanh thu, dù khách không dùng tới.
Nhận tiền qua nền tảng trung gian có hợp pháp không?
Việc nhận thanh toán qua các nền tảng quốc tế rồi rút về tài khoản ngân hàng trong nước là phổ biến. Bạn cần khai báo trung thực với ngân hàng khi được hỏi về nguồn tiền và kê khai thuế đầy đủ. Tránh dùng tài khoản của người khác để nhận tiền.
Có nên ký hợp đồng bằng tiếng Anh không?
Với khách nước ngoài, hợp đồng tiếng Anh là bình thường. Nếu dùng hợp đồng làm chứng từ tại Việt Nam, như khi ngân hàng hay cơ quan thuế yêu cầu, có thể cần bản dịch tiếng Việt. Một số công ty chọn hợp đồng song ngữ ngay từ đầu.
Khách không trả tiền thì làm gì?
Bước đầu là nhắc bằng văn bản, dừng phần việc tiếp theo, không bàn giao mã nguồn khi chưa thanh toán nếu hợp đồng cho phép. Với khoản lớn, có thể tìm hỗ trợ pháp lý ở nước khách. Phòng ngừa tốt nhất là tạm ứng và thanh toán theo mốc ngay từ đầu.
Mã nguồn làm cho khách có được dùng lại cho dự án khác không?
Tuỳ hợp đồng. Phần đã chuyển giao quyền sở hữu cho khách thì không được tự ý dùng lại. Nên tách phần thư viện, công cụ chung mà bạn giữ quyền, và ghi rõ trong hợp đồng.